Które procesy nadają się do automatyzacji?
Najlepiej nadają się procesy, które spełniają cztery warunki:
- powtarzają się często, na przykład codziennie albo co tydzień,
- za każdym razem przebiegają tak samo,
- opierają się na danych w formie cyfrowej: mailach, formularzach, arkuszach,
- mają jasne reguły, które da się zapisać.
| Proces w małej firmie | Co można zautomatyzować | Co zostaje człowiekowi |
|---|---|---|
| Zapytania z formularza | Zapis do arkusza lub CRM, powiadomienie właściwej osoby, potwierdzenie dla klienta | Odpowiedź i wycena |
| Zamówienia z maili | Odczytanie danych z wiadomości, utworzenie zamówienia, przypomnienie o brakach | Wyjątki i reklamacje |
| Faktury kosztowe | Pobieranie, nazywanie, przekazanie do księgowości, dopasowanie do płatności | Akceptacja wydatku |
| Terminy i przypomnienia | Przypomnienia mailem lub SMS, eskalacja po terminie | Rozmowa, gdy ktoś nie reaguje |
| Raporty cotygodniowe | Zebranie danych z kilku źródeł i wysłanie zestawienia | Wnioski z raportu |
Ile czasu naprawdę zabiera ręczna praca
Ręczne zadania są niewidoczne, bo każde trwa chwilę. Dopiero po przemnożeniu widać skalę. Wpisz swoje liczby:
Licz uczciwie: wpisz czas, który faktycznie zabiera zadanie razem z przełączeniem się między programami, a nie czas idealny. To przełączanie zwykle zjada najwięcej.
Jak wybrać pierwszy proces
Zadaj trzy pytania o każdy kandydujący proces: jak często się powtarza, ile czasu zabiera za każdym razem i co się dzieje, gdy ktoś się pomyli. Wygrywa ten, który jest częsty, czasochłonny i w którym pomyłki są kosztowne.
Pierwszy proces nie musi być największy. Ważniejsze, żeby efekt był szybko widoczny: wtedy łatwiej ocenić, czy automatyzacja się opłaca, i łatwiej przekonać zespół do kolejnych zmian.
Plan w pięciu krokach
- Rozpisz proces tak, jak naprawdę przebiega
Nie tak, jak powinien. Zapisz każdy krok, kto go robi i w jakim programie. Najlepiej podejrzeć osobę, która robi to na co dzień.
- Zaznacz kroki powtarzalne
Tylko kroki, które zawsze wyglądają tak samo, idą do automatyzacji. Kroki z oceną sytuacji zostają.
- Sprawdź, na co pozwalają Twoje narzędzia
Eksport danych, integracje, API, webhooki. Często okazuje się, że programy już umieją rozmawiać, tylko nikt tego nie włączył.
- Zbuduj i przetestuj na danych testowych
Razem ze ścieżkami błędów: co, jeśli mail nie ma numeru zamówienia, a co, jeśli serwer nie odpowiada.
- Uruchom i obserwuj kilka tygodni
Dopiero gdy pierwszy proces działa stabilnie, bierz kolejny.
Czego lepiej nie automatyzować
- decyzji, które wymagają oceny człowieka,
- procesów, które ciągle się zmieniają,
- zadań, które zdarzają się kilka razy w roku,
- bałaganu: jeśli proces jest chaotyczny, automatyzacja tylko przyspieszy chaos.
Najczęstszy błąd to automatyzacja procesu, którego nikt wcześniej nie uporządkował. Najpierw ustal jedną wersję procesu, potem ją automatyzuj.
Gotowe narzędzie czy rozwiązanie na zamówienie?
Gotowe narzędzia do łączenia aplikacji (n8n, Make, Zapier) wystarczają przy prostych przepływach między popularnymi programami. Rozwiązanie na zamówienie ma sens, gdy proces ma nietypowe reguły, dane mają zostać w firmie albo gotowe narzędzie wymaga zbyt wielu obejść. Porównanie tych trzech narzędzi jest w osobnym poradniku.
Pojęcia z tego poradnika
- Automatyzacja procesów
Zastąpienie powtarzalnych, ręcznych kroków programem, który wykonuje je sam według ustalonych reguł. Decyzje zwykle zostają przy człowieku.
Pytania i odpowiedzi
Ile trwa wdrożenie pierwszej automatyzacji?
Zależy od liczby kroków i systemów do połączenia. Prosty przepływ między dwoma popularnymi programami to zwykle dni, a nie tygodnie. Pierwszy proces warto wybrać tak, żeby efekt był widoczny szybko.
Czy automatyzacja wymaga zmiany programów?
Zwykle nie. Najpierw sprawdza się, na co pozwalają obecne narzędzia, i często wystarczy je połączyć.
Co, jeśli automatyzacja się zepsuje?
Dobrze zaprojektowana automatyzacja informuje o błędzie, zamiast po cichu przestać działać. To jedno z pierwszych wymagań, które ustalam.
Czy automatyzacja zabierze ludziom pracę?
W małej firmie zwykle zabiera nudną część pracy: przepisywanie i pilnowanie terminów. Czas wraca do rozmów z klientami i zadań, których nie da się zautomatyzować.