Dlaczego kalendarz przestaje wystarczać
- Nie widać naraz planu i wolnych miejsc. Trzeba przeglądać zaproszenia albo pytać.
- Zapomniane rezerwacje blokują miejsca, choć nikt z nich nie korzysta.
- Stałe miejsca stoją puste w czasie urlopów, bo nie ma jak ich oddać.
- Nie ma historii: kto, kiedy i na jak długo.
- Miejsca należące do innej firmy w budynku mieszają się z naszymi.
Dla samych sal spotkań w Microsoft 365 dobrze działają skrzynki sal w Outlooku. Osobny system ma sens, gdy chcesz mieć parking, sale i biurka w jednym miejscu albo potrzebujesz zasad, których kalendarz nie obsługuje.
Co powinien mieć system rezerwacji parkingu
Sale spotkań
Sale najlepiej pokazać na siatce dnia: kolumna na salę, wiersz na godzinę. Od razu widać, kto ma salę i kiedy jest wolna. Rezerwacja ma temat i uczestników, a sala swoje parametry: liczbę miejsc, wyposażenie i godziny, w których można ją zarezerwować.
Zasady, które warto ustalić przed wdrożeniem
- Jak daleko w przód
Na przykład tydzień. Dłuższy horyzont zachęca do rezerwowania na zapas.
- Pory dnia
Cały dzień, rano i po południu wystarczają w większości firm. Własne godziny jako dodatek.
- Stałe miejsca
Kto je ma i jak je zwalnia. Najlepiej jednym przyciskiem na dany okres.
- Kto zarządza układem
Jedna albo dwie osoby z prawem do edycji planu.
- Nieodwołane rezerwacje
Czy miejsce zwalnia się samo, jeśli nikt nie potwierdzi przyjazdu do określonej godziny.
Jak sprawić, żeby ludzie z tego korzystali
- Logowanie kontem firmowym, bez kolejnego hasła.
- Dobra wersja na telefon, bo miejsce rezerwuje się często w drodze.
- Mniej kliknięć niż w kalendarzu. Jeśli rezerwacja trwa dłużej niż spotkanie w Outlooku, ludzie wrócą do Outlooka.
- Odrobina zabawy. Drobiazg z praktyki: na planie parkingu stoją codziennie losowane modele aut. Nic nie kosztuje, a ludzie chętniej zaglądają.
Pytania i odpowiedzi
Czy da się to połączyć z Outlookiem?
Tak, na przykład wysyłając rezerwację do kalendarza pracownika jako wydarzenie. Często wystarcza jednak sam system z przypomnieniem.
Co z gośćmi z zewnątrz?
Rezerwację dla gościa robi osoba, która go zaprasza. Jeśli parking ma szlaban albo ochronę, przydaje się pole na numer rejestracyjny.
Czy warto budować, skoro są gotowe aplikacje?
Jeśli gotowa aplikacja pasuje, lepiej ją kupić. Własne narzędzie ma sens, gdy firma ma już platformę wewnętrzną z logowaniem kontem firmowym i chce mieć wszystko w jednym miejscu.
Źródła i dokumentacja
- Microsoft 365: skrzynki pocztowe sal (room mailboxes)learn.microsoft.com